​A. Căn cứ triển khai ISO trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước​

- Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

- Ngày 05/3/3014 Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức hệ thống hành chính nhà nước;

- Đến ngày 25/9/2018 Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành văn bản số 3003/HD-BKHCN hướng dẫn về lộ trình chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 sang phiên bản Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015.

B. Cơ sở để Đồng Nai triển khai ISO điện tử vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước

Về cơ bản, Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 mô tả nội dung công việc, thời gian thực hiện, kết quả phải đạt được qua các biểu mẫu. Để quản lý theo ISO như hiện nay, mọi vị trí trong quy trình đều phải xác nhận một cách thủ công thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, vì vậy công việc sẽ phát sinh thêm một biểu mẫu về tiến trình thực hiện thủ tục hành chính theo ISO.

Trên cơ sở kiểm tra kết quả duy trì, áp dụng và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hằng năm, Sở KH&CN nhận thấy cách quản lý ISO hành chính thủ công như trong thời gian qua có các nhược điểm sau:

1. Khi thực hiện kiểm soát thông tin thủ công, thì chỉ những người trong quy trình mới biết được tình trạng thực hiện công việc của các công đoạn trước thông qua phiếu kiểm soát ISO và không thể tra cứu, tổng hợp thông tin về tình trạng công việc.

2. Bộ tài liệu về ISO của mỗi cơ quan, đơn vị thường lên đến vài trăm trang, vì vậy không ai có thể nhớ hết để thực hiện, ngay cả trong lĩnh vực của mình.

3. Trong điều kiện cải cách thể chế như hiện nay, thì các nghị định và thông tư liên tục thay đổi, ban hành mới, do vậy, các biểu mẫu và quy trình được soạn thảo khi xây dựng ISO sẽ nhanh chóng lạc hậu, không theo kịp thực tế.

Nhận thấy các nhược điểm trên cũng như thực hiện theo chỉ đạo tại văn bản số 3003/HD-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ, Sở KH&CN đã tham mưu UBND tỉnh xây dựng kế hoạch áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin (hay còn gọi là ISO điện tử) vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước.

C. Tác dụng của ISO điện tử

Vậy thế nào là ISO điện tử?

Có thể hiểu ISO điện tử chính là ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý hệ thống các quy trình xây dựng theo ISO và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ cần thiết cho các cơ quan, đơn vị  hành chính. Trong Hệ thống ISO điện tử, mọi công việc đều được xử lý theo quy trình đã quy định trước. Hệ thống sẽ giúp người sử dụng nhận diện công việc cụ thể là thuộc quy trình nào, đang xử lý ở giai đoạn nào cùng các hồ sơ công việc liên quan. Các yêu cầu đầu vào, đầu ra, cách xử lý cùng các tài nguyên cần thiết như hồ sơ, biểu mẫu theo quy trình cũng dễ dàng tra cứu, tham chiếu trong quá trình xử lý. Mọi xử lý công việc của người sử dụng sẽ được tự động lưu vết và ghi nhận hồ sơ theo quy định.

ISO điện tử có thể giải quyết các nhược điểm đã nêu trên, cụ thể:

1. Quy trình tác nghiệp, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho từng công đoạn; biểu mẫu được kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa, không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của những người tham gia vào quy trình. Tiến trình công việc sẽ tự động được ghi nhận và kết xuất ra dưới hình thức biểu mẫu hoặc bảng tổng hợp.

2. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào, khi được phân quyền là có thể tra cứu hoặc tổng hợp thông tin chi tiết nhiều chiều, nhiều dữ kiện khác nhau. Điều đó giúp chuyên viên nắm được khối lượng và thời gian thực hiện công việc, lãnh đạo các cấp nắm được kết quả thực hiện chi tiết đến từng chuyên viên, từng phòng ban, bộ phận và cả bộ máy thuộc quyền quản lý.

3. Dễ dàng cập nhật những thay đổi về quy trình và biểu mẫu nhằm đáp ứng biến động thực tế. Khi có thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu mới được thực hiện hoàn toàn tự động.

4. Việc công khai thông tin cho người dân trở nên dễ dàng và hoàn toàn được thực hiện tự động. Khi đó, người dân có thể tham gia kiểm soát chất lượng và kết quả công việc chi tiết đến từng chuyên viên trong hệ thống.

Một trong những yêu cầu quan trọng khi thực hiện ISO điện tử chính là yêu cầu về  hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (cả về mạng, phần cứng và phần mềm). Vì vậy, hiện nay UBND tỉnh Đồng Nai chỉ yêu cầu các cơ quan hành chính trên địa bàn ứng dụng các phần mềm hiện có tại đơn vị để quản lý HTQLCL ISO 9001:2015.

D. Công tác triển khai ISO điện tử tại Đồng Nai

- Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 13383/KH-UBND ngày 19/11/2019 của UBND tỉnh thực hiện xây dựng và chuyển đổi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2019 – 2020,

- UBND tỉnh có công văn số 1360/UBND-KCVX ngày 17/02/2020, theo đó, giao Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai thực hiện ISO điện tử, đảm bảo 100% Sở ban ngành, UBND các huyện, thành phố hoàn tất trong năm 2020.

- Đối với kinh phí thực hiện, UBND tỉnh đã có công văn số 4595/UBND-KTNS ngày 22/4/2020, theo đó, toàn bộ kinh phí xây dựng ISO điện tử sẽ được trích từ nguồn kinh phí sự nghiệp khoa học và công nghệ năm 2020

- Đến thời điểm hiện tại, trên địa bàn tỉnh đã có 3 đơn vị thực hiện xong việc ứng dụng ISO điện tử vào hoạt động tại cơ quan là Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thông, Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch. Các đơn vị còn lại dự kiến sẽ hoàn tất việc xây dựng ISO điện tử vào tháng 11/2020.

                                                                            Khánh Linh./.