Bước 1: Xác định bối cảnh tổ chức

Cần xác định rõ các yếu tố bên trong, bên ngoài, điểm mạnh, điểm yếu của bản thân cũng như nhu cầu, mong đợi của các bên quan tâm. Điều này sẽ giúp các tổ chức sớm phát hiện rủi ro liên quan đến quá trình. Đây chính là cơ sở để xây dựng các quy trình cùng những bước cần thiết trong quá trình nhằm giảm thiểu, khắc phục những rủi ro này.

Khi các quy trình QLCL phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp thì hệ thống cũng sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Cũng như đáp ứng được các mục tiêu, định hướng doanh nghiệp đã đặt ra.

Bước 2: Thiết lập giới hạn cho các quy trình

Mỗi nhóm quy trình sẽ có vai trò và tác dụng riêng của nó. Không phải quy trình nào cũng cần phải lập thành văn bản. Chỉ có một số quy trình quan trọng cần phải được ghi chép nhằm đảm bảo sự nhất quán và chất lượng của sản phẩm, dịch vụ khi cung ứng cho khách hàng.

Do đó, cần phải quyết định danh sách quy trình cần xây dụng và lưu trữ dưới dạng văn bản. Sau đó xác định rõ giới hạn của từng quy trình. Điều này giúp CBCC nắm rõ các bước thực hiện. Tránh trường hợp mơ hồ về các nội dung được/ không được đề cập trong quy trình làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.

Bước 3: Thu thập thông tin

ISO 9001:2015 yêu cầu quy trình cần phải được mô tả mọi hoạt động một cách chi tiết, rõ ràng. Chính vì vậy, để viết được một quy trình ISO cụ thể, cần phải thu thập thông tin. Bao gồm đầu vào, các hoạt động cụ thể, đầu ra, người chịu trách nhiệm cho từng hoạt động, thời gian thực hiện, phương pháp đánh giá hiệu quả từng bước.

Có thể sử dụng lưu đồ hoặc xây dựng sơ đồ quy trình bởi chúng sẽ giúp hình dung được những gì sẽ diễn ra trong quy trình. Đây là cơ sở để có thể sắp xếp các hoạt động trong quy trình một cách khoa học. Đồng thời đảm bảo mọi thông tin cần thiết được thu thập  đầy đủ.

Một phương pháp cụ thể được sử dụng để thu thập thông tin là 5W1H. Cụ thể, phương pháp này đặt ra những câu hỏi mà trong đó, mỗi câu trả lời sẽ cung cấp thông tin cần thiết hoặc đưa ra các giải pháp giúp giải quyết vấn đề. Với 5W1H, cơ bản có thể xác định các thông tin sau:

- Mục đích của quy trình xây dựng là gì? (Why)

- Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện quy trình? (Who)

- Danh sách nguyên liệu, thiết bị phục vụ cho việc thực hiện quy trình gồm những gì? (What)

- Quy trình được thực hiện tại đâu? (Where)

- Thời gian áp dụng quy trình? (When)

- Phương pháp, các bước  triển khai quy trình cụ thể ra sao? (How)

Bên cạnh đó, với 2 câu hỏi dưới đây, cũng có thể thu thập được các thông tin giúp quy trình  được hoàn thiện hơn:

- Làm thế nào để xác định hiệu quả của quy trình đó? (nhằm xác định phương pháp đánh giá, đo lường).

- Quy trình này nên được thực hiện bao lâu một lần? (nhằm xác định tần suất quy trình cần được áp dụng)

Như vậy với phương pháp này, có thể thu thập mọi thông tin cần thiết và đảm bảo không bỏ sót bất cứ thông tin hữu ích nào trong từng quy trình.

Bước 4: Xác định cấu trúc của các quy trình.

Có nhiều cách khác nhau để ghi lại một quy trình. Có thể ghi lại dưới dạng tài liệu thông qua một chuỗi các đoạn văn. Hoặc có thể thể hiện các quy trình dưới dạng lưu đồ. Tuy nhiên dù quy trình được thể hiện dưới dạng nào thì cấu trúc của nó cũng phải đảm bảo có những nội dung sau:

- Phạm vi và mục đích của quy trình

- Các định nghĩa, thuật ngữ được sử dụng trong quy trình

- Trách nhiệm của người/ bộ phận thực hiện quy trình đó.

- Các tài liệu tham khảo (biểu mẫu, danh sách, tài liệu, hồ sơ sẵn có)

- Lịch sử các phiên bản của quy trình (phiên bản số bao nhiêu, ngày thực hiện, ngày phê duyệt, người thực hiện,…)

Bước 5: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trình

Một khi đã thu thập đầy đủ các thông tin, xác định được rõ các quy trình cần xây dựng cùng mục đích, giới hạn của nó, thì bắt tay vào viết quy trình ISO 9001:2015 cho hệ thống của mình. Thông thường người thực hiện ghi chép xây dựng quy trình sẽ là thanh viên ban ISO của đơn vị.

Trong quá trình viết quy trình, cần lưu ý diễn đạt một cách dễ hiểu, ngắn gọn. Bởi đối tượng mà quy trình hướng tới là đội ngũ CBCCVC, những người không hiểu rõ về ISO. Việc đưa các nội dung phức tạp, từ ngữ khó hiểu sẽ gây khó khăn thậm chí làm người thực hiện nhầm lẫn. Điều này chỉ khiến cho các quy trình trở nên cồng kềnh, không đạt hiệu quả như mong muốn.

Sau khi các quy trình được viết ra thì cần có sự xem xét đánh giá từ các bên tham gia vào HTQLCL. Những nhận xét, góp ý sẽ giúp quy trình được hoàn thiện hơn và đảm bảo phù hợp, chính xác.

Cuối cùng, để các quy trình có hiệu lực, chúng cần được trình lên và phê duyệt bởi lãnh đạo cao nhất của đơn vị trước khi ban hành và áp dụng trong hoạt động tại đơn vị.

Bước 6: Truyền đạt và đào tạo nội bộ về quy trình

Cần phải thông tin cho đội ngũ CBCCVC về các quy trình đã được xây dựng. Đơn vị có thể tổ chức các buổi tập huấn đào tạo nội bộ về quy trình. Điều này đảm bảo toàn bộ CBCCVC hiểu rõ vai trò, quyền hạn của mình cũng như nắm được cách thức thực hiện công việc để đạt hiệu quả tối ưu.

Bên cạnh đó, cần lưu ý khi có bất kỳ thay đổi nào về quy trình phải được thông báo kịp thời và rõ ràng tới CBCCVC. Tránh trường hợp quy trình mới không được áp dụng  gây ảnh hưởng đến kết quả công việc./.

                                                                                                                                                                                         Khánh Linh.